Votre boîte à outils gratuits pour travailler à distance

Nous voilà tous dans le même bateau avec les mesures prises pour contrer le coronavirus COVID-19 ! Ceux et celles qui peuvent télétravailler sont donc confiné.e.s et doivent prendre de nouvelles habitudes de travail.  Des outils sophistiqués, et chers, existent pour travailler et gérer une équipe à distance mais que faire quand on est une petite structure avec peu de moyens mais qu’il faut continuer à faire avancer des projets ? Chez SoRezo, nous avons un peu d’expertise sur le sujet vu que nous travaillons toutes les trois depuis trois villes différentes : visioconférences, longues discussions en ligne et outils de collaboration virtuels font partie de notre quotidien.

Découvrez les outils que nous vous recommandons pour travailler à distance efficacement, avec ou sans votre équipe.

Collaborer sur un projet

Slack

Parfait pour les équipes, c’est d’ailleurs l’outil que nous utilisons le plus avec SoRezo ! Slack permet la gestion de projet, la messagerie, le partage de document et bien d’autres choses encore grâce aux extensions qui le relie à d’outre outils (comme Google Drive, Zoom, etc.). Vous pouvez diviser l’espace de travail en chaînes par projets et y ajouter les collaborateurs qui y participent.

La version gratuite limite le nombre de messages consultables, le nombre d’extensions utilisables et la vidéoconférence (seulement de 1 à 1). Les différents forfaits proposés offrent évidemment des services plus larges (comme les appels de groupe).

Trello

Également un outil de projet très utilisé. Chez SoRezo, nous nous en servons en complément  pour mettre en oeuvre les projets dont nous discutons sur Slack. Par exemple, il nous sert de calendrier éditorial. Le principe ? Sur Trello, on crée des tableaux qui sont agencés en colonnes. Dans les colonnes, on y ajoute des cartes où on peut y insérer des textes, des images, des to-do lists, ajouter des échéances pour des projets… les collègues participant aux tableaux peuvent y ajouter des commentaires, etc.
La version gratuite permet de réaliser déjà pas mal de choses, à vous de voir s’il convient de passer à une version payante avec plus de fonctionnalités.

Partage de documents

Google Drive et Google Docs

Est-il encore utile de présenter Google Drive, l’application de stockage dans le cloud et Google Docs, qui permet de partage de créer et partager des documents ? Avec Google Drive, vous partager des images, des fichiers, des dossiers etc. avec vos collaborateurs. En version gratuite, Google Drive peut stocker 15 Giga de fichiers.  Google Docs est une suite similaire à Office où les utilisateurs peuvent créer des documents textes, des feuilles de calculs, des présentations et des formulaires, document sur lesquels vous pouvez collaborer entre collègues et qui seront stockés dans Google Drive et donc accessible à toute votre équipe.

WeTransfer

Besoin d’envoyer de très gros fichiers qui ne peuvent pas passer par e-mail ? WeTransfer s’en charge ! Vous pouvez envoyer fichiers et dossiers pesant jusqu’à 2 Go. Le/la destinataire reçoit un e-mail lorsque le fichier est prêt à être téléchargé et il/elle reçoit un rappel en cas de non téléchargement, vous recevez également une notice lorsque le fichier est téléchargé, en guise de confirmation.

Dropbox

Dropbox est également un espace de stockage et de partage de fichier dans le cloud, si vous voulez sortir de l’écosystème de Google. La version gratuite permet de stocker 2 Giga et de partager les fichier. Les versions payantes offre plus de stockage et de possibilité et la business est plus adaptée aux équipes.

Visioconférence

Skype

Skype est toujours une valeur sûre quand il s’agit de faire un conference call ou une visio de groupe. Vous pouvez connecter jusqu’à 50 participants pour un appel de groupe !

Zoom

L’outil de visioconférence qui monte ! Zoom permet de réaliser des conférences en ligne, d’organiser des webinaires en vidéo, d’échanger par écrit via une messagerie… Vraiment un outil complet. La version gratuite permet de connecter jusqu’à 100 personnes pendant 40 minutes. 

Google Hangout Meet

Si vous êtes déjà abonné.e.s aux outils payants de GSuite, Hangout Meet, la solution de visioconférence normalement payante de Google, est gratuite jusqu’au 1er juillet en raison de l’épidémie.

Pour gérer son temps

Pomodoro Tracker

Vous connaissez la technique Pomodoro ? Cette méthode de gestion du temps, qui peut aussi être appliquée hors du monde du travail, consiste à diviser ses tâches en unités de 25 minutes de concentration intense avec de courtes pauses de quelques minutes. Après une série de 4 pomodoros, vous pouvez prendre une pause plus longue (de 15 à 30 minutes) Cette technique permet de rester concentré.e sur une< tâche ou un objectif jusqu’à son aboutissement, en la divisant en petit morceau simples à effectuer. Pour gérer son temps, un simple minuteur suffit mais si vous avez besoin d’un peu plus d’organisation ; Pomodoro Tracker est un outil simple qui vous permet de lister et catégoriser les tâches à effectuer, et à les minuter. En même temps, il vous rappellera de faire des pauses, indispensable pour reposer vos yeux et garder votre productivité.

Toggl

Toggl est un logiciel de suivi de temps de travail. Il permet de voir combien de temps les collaborateurs passent sur certaines tâches (et donc aussi d’ajuster les charges de travail) grâce à un rapport par collaborateur et par projet. Une minuterie interactive comptabilise le temps passé sur une tâche (ou on peut aussi l’entrer manuellement).  Son calendrier vous donne une vision au jour, à la semaine, au mois ou au trimestre pour une idée globale de l’état d’avancement d’un projet. Un des plus de Toggl ? Les tâches sous Trello peuvent y être importées. La version gratuite permet d’ajouter jusqu’à 5 collaborateurs.

Outils utiles

My Meeting Time

Vos clients sont dispersés aux quatre coins du monde ? Cet webapp vous permet de déterminer une heure optimale. Il suffit simplement d’entrer les villes où sont situés vos correspondants, et My Meeting Time vous donne une vision des heures en commun. Evidemment, il ne fera pas de miracle si votre contact est en Nouvelle-Zélande ! 😉

Padlet

Padlet est une sorte de mur collaboratif. On peut l’utiliser seul.e ou en groupe, y ajouter des images, des liens, des fichiers audio, vidéo ou du texte, tout simplement… On y épingle tout ce qui semble pertinent à une tâche, pour faire un brainstorming, pour réaliser des synthèses… Les participants au tableau (qu’on appelle “padlet”) peuvent commenter les éléments et même les aimer ou leur donner des notes ! La version gratuite permet de créer 3 padlets seulement mais par contre, on peut contribuer à un nombre illimité de tableaux !

Avez-vous déjà utilisé ces outils ? En auriez-vous d’autres à recommander ?